Pentru profesioniştii zilelor noastre, prezentarea şi vorbitul în public sunt mai importante decât oricând. Tom Peters, un reputat orator, spunea: „Calităţile de bun orator sunt rezultatul unei munci asidue şi ale unui studiu obsesiv”. O prezentare care să-şi atingă scopul este rezultatul a trei elemente concurente: discursul, modul de transmitere şi materialele ajutătoare folosite de vorbitor.
          În majoritatea situaţiilor, discursul este însoţit, ca material ajutător, de o prezentare grafică, utilizând un software conceput pentru a susţine prin imagini şi cuvinte cheie ideile expuse. Din păcate, din ignoranţă sau din comoditate, prezentările unor vorbitori nu conţin altceva decât o „subtitrare” a discursului lor, o transpunere în scris, pe diapozitive, a discursului. Şi, uneori, probabil din cauza lipsei de pregătire şi a cunoaşterii insuficiente a discursului propriu, aceşti pseudo-oratori folosesc proiecţiile ca înlocuitoare ale prompterului folosit în televiziune.
          După cum ne putem da seama din denumirile pe care le poartă aceste programe (Keynote - Apple, PowerPoint - Microsoft, Impress - OpenOffice), ele sunt destinate pentru a prezenta ideile esenţiale (keynote, powerpoint) ale discursului, pentru a impresiona audienţa (impress). Din această cauză, iată, în cele ce urmează, o listă cu 10 idei esenţiale pentru organizarea şi pregătirea următoarei prezentări pe care o veţi susţine în faţa unui auditoriu.

               1. Începeţi cu finalul în minte
          Chiar înainte de a deschide PowerPoint-ul (Keynote, Impress), aşezaţi-vă şi gândiţi-vă la momentul susţinerii prezentării. Care este scopul acesteia? De ce trebuie să le vorbiţi? Ce aşteaptă audienţa de la dumneavoastră? După părerea dumneavoastră, care sunt cele mai importante părţi ale discursului, pe care aţi vrea ca audienţa să le reţină din, să spunem, o prezentare de 50 de minute? Reţineţi, chiar dacă aţi fost însărcinat cu simpla transmitere a unor informaţii, foarte rar audienţa se va mulţumi numai cu acest lucru. Pentru că publicul poate să stea acasă şi să citească manualul, articolul sau să vizualizeze prezentarea dacă transferul de informaţie este singurul scop al întâlnirii sau al prezentării.

               2.Cunoaşteţi componenţa publicului cât mai bine posibil
          Înainte de a începe să structuraţi conţinutul prezentării, trebuie să vă puneţi o serie de întrebări fundamentale în încercarea de a crea prezentarea adecvată pentru publicul respectiv. Cel puţin, trebuie să răspundeţi la următoarele întrebări:
               - Cine formează audienţa? Care este experienţa persoanelor respective? Care este nivelul de expertiză asupra subiectului pe care îl veţi trata?
               - Care este scopul evenimentului? Pentru a prezenta un model? Persoanele din audienţă urmăresc obţinerea de informaţii din practică? Vor mai multe concepte şi teorie decât sfaturi practice?
               - De ce aţi fost însărcinat să ţineţi acest discurs? Care sunt aşteptările publicului vis-à-vis de dumneavoastră?
               - În ce loc se va organiza prezentarea? Aflaţi tot ce puteţi despre sală şi logistica aflată acolo.
               - Când va avea loc? Aveţi suficient timp să vă pregătiţi? În ce moment al zilei? Dacă mai sunt şi alţi vorbitori, care este ordinea (că tot a venit vorba, oferiţi-vă întotdeauna să fiţi primul sau ultimul). În care zi a săptămânii? Toate aceste informaţii contează.

               3. Conţinut, conţinut, conţinut
          Indiferent cât de extraordinar este modul de prezentare, sau cât de profesioniste şi frumos realizate sunt mijloacele ajutătoare, dacă prezentarea nu este bazată pe un conţinut solid, nu veţi reuşi. Să nu înţelegeţi greşit, nu numai conţinutul solid vă va asigura reuşita. Aproape niciodată nu reuşeşte de unul singur. Conţinutul solid este o condiţie necesară, însă nu şi suficientă. Dar prezentarea trebuie să se bazeze întotdeauna pe un conţinut solid (adecvat publicului) pe care, ulterior, veţi construi o poveste de succes prin intermediul căreia veţi interacţiona cu auditoriul.
          Atenţie însă: chiar dacă încerc să scot în evidenţă importanţa conţinutului, vă rog insistent să vă feriţi audienţa de „datele reziduale”. Datele reziduale – din păcate mult prea obişnuite – sunt cele care apar în prezentările în care vorbitorul introduce prea multă informaţie, fără a încerca să o adapteze la nivelul de înţelegere şi expertiză al componenţilor publicului.
          Uneori pare chiar că vorbitorul vrea să-şi arate nivelul înalt de cunoştinţe pe care le deţine, sau, mai probabil, se teme că dacă nu spune „întreaga poveste”, dând foarte multe date, publicul nu va înţelege mesajul său.
          Atenţie să nu cădeţi în această capcană şi să credeţi că, pentru ca publicul să înţeleagă ceva, trebuie să le spuneţi totul. Ceea ce ne aduce la ideea simplităţii.

               4. Păstraţi simplitatea
          Simplu nu înseamnă prost (slab). De fapt, ideea că noţiunea de simplificare este prostească este, ei bine, prost gândită. Simplitatea poate fi greu de obţinut pentru prezentator, dar va fi apreciată de public. Simplitatea necesită mai multă muncă şi planificare din partea dumneavoastră pentru că trebuie să alegeţi ce să includeţi şi ce să lăsaţi în afara prezentării. Care este esenţa mesajului dumneavoastră? Aceasta este ultima întrebare la care trebuie să răspundeţi în timpul pregătirii prezentării. Iată un exerciţiu simplu:
          Dacă auditoriul şi-ar putea reaminti numai trei lucruri din prezentarea dumneavoastră, care v-aţi dori să fie acestea?

               5. Schiţaţi ideile principale ale conţinutului
          Vă sugerez să începeţi planificarea în „modul analog”. Adică, înainte să se repeadă la PowerPoint (sau Keynote pentru utilizatorii Mac, Impress pentru cei care folosesc varianta open source a Office-ului), prezentatorii experimentaţi îşi schiţează ideile şi materializează obiectivele folosind creion şi hârtie. Deşi, probabil, veţi folosi tehnologia digitală pentru a vă prezenta discursul, acţiunea de a vorbi şi de a interacţiona cu auditoriul – de a convinge, vinde sau informa – este, în mare parte, un mod analog.
          Cliff Atkinson, în cartea sa „Dincolo de marcatori” (Beyond bullet points), apărută în 2005, scoate în evidenţă, într-un mod ingenios, că a începe să creezi prezentarea în PowerPoint înainte de a avea elementele cheie şi firul logic schiţate (pe o foaie de hârtie sau pe o tablă albă de scris) este ca un regizor de film care angajează actorii şi începe să filmeze înainte de a avea un scenariu.
          Să dezvoltăm subiectul „planificării în modul analog”:
          Este bine să folosiţi o coală albă şi un pix (sau o tablă albă de scris dacă este destul spaţiu) pentru a crea un fel de scenariu. Acest „mod analog” stimulează creativitatea. Nu există nici un software care să vă stea în cale şi puteţi urmări foarte uşor firul logic al expunerii. Desenaţi imagini pe care aţi putea să le folosiţi pentru a susţine un anumit punct de vedere, să spunem, o diagramă aici, o imagine acolo, poate un grafic care să arate evoluţia în timp în această secţie şi aşa mai departe. Probabil vă gândiţi că este o pierdere de timp: de ce să nu sar direct la PowerPoint şi să-mi creez o imagine despre ce vreau să fac direct acolo, pentru a nu munci de două ori? Ei bine, adevărul este că dacă aţi încerca să creaţi un scenariu în PowerPoint, v-ar lua mai mult timp, căci ar trebui să treceţi de la vizualizarea normală la vizualizarea pentru aranjarea slide-urilor, pentru a avea o imagine de ansamblu. „Modul analog” (hârtie sau tablă de scris) folosit pentru a vă schiţa ideile şi a crea un scenariu ajută în întărirea şi simplificarea mesajului din capul dumneavoastră. Ceea ce face ca ulterior să se reducă în mod simţitor timpul petrecut pentru transpunerea ideilor în PowerPoint. Veţi observa că, de cele mai multe ori, nici nu trebuie să vă mai uitaţi la tabla de scris sau coala de hârtie, pentru că în procesul analog aţi creat o imagine clară asupra firului logic pe care trebuie să-l urmăriţi. Mai aruncaţi câte o privire la notiţe pentru a vă reaminti ce suport vizual v-aţi propus să folosiţi la un anumit punct şi apoi mergeţi la www.sxc.hu sau la propria colecţie de imagini de înaltă rezoluţie pentru a găsi imaginea perfectă.

               6. Păstraţi o structură clară a prezentării
          Structura prezentării reprezintă elementul cheie al acesteia. Fără o structură clară, stilul, limbajul excelente, suportul vizual adecvat, toate sunt fără rost. Dacă nu săriţi peste primul pas şi schiţaţi ideile principale pe care să le aranjaţi ulterior într-o ordine logică, atunci firul logic al expunerii este clar.
          Vizualizaţi logica conţinutului şi firul logic al prezentării. Dacă ideile nu sunt clare de la început, va fi imposibil să realizaţi o structură adecvată mai târziu, când veţi adăuga imagini şi informaţie. Publicul trebuie să înţeleagă către ce vă îndreptaţi. Şi nu este de ajuns să aveţi un slide cu „planul general” sau „cuprinsul” la început care să prezinte organizarea expunerii. Dacă nu aveţi o structură logică solidă, atunci un slide cu planul general nu va fi de niciun folos. De fapt, ascultătorii ar putea deveni iritaţi pe parcursul expunerii, din moment ce la început le-aţi promis o organizare a conţinutului, dar ulterior aţi eşuat în păstrarea acestei promisiuni printr-o prezentare fără logică şi căreia îi lipsesc punctele cheie.

               7. Şi ce dacă?
          Pe întreg parcursul activităţii de pregătire a prezentării, adresaţi-vă întrebarea: „şi ce dacă?” sau „cu asta vrei să spui că .... ?”. Atunci când construiţi conţinutul prezentării, întotdeauna puneţi-vă în locul publicului şi întrebaţi „şi ce dacă?”. Adresaţi-vă întrebările incomode pe tot parcursul procesului de planificare. Spre exemplu, aveţi logică în ceea ce spuneţi? Poate că este „cool” ceea ce prezentaţi, dar este important pentru subiect sau ajută povestea într-un mod hotărâtor ... sau este inutilă menţionarea acelor aspecte? Cu siguranţă că v-aţi aflat în situaţia de a asista la o prezentare şi v-aţi întrebat despre ce vorbeşte, dacă ceea ce spune cel din faţă este relevant pentru cineva sau susţine propriul punct de vedere. „Şi ce dacă?”, v-aţi spus, probabil, în sinea dumneavoastră. „Şi ce dacă?” – nu uitaţi să vă adresaţi această întrebare simplă, dar deosebit de importantă. Dacă nu puteţi răspunde acestei întrebări, atunci scoateţi acea porţiune la care faceţi referire din prezentarea dumneavoastră.

               8. Puteţi trece „proba ascensorului”?
          Verificaţi claritatea mesajului folosind proba ascensorului. Această probă vă forţează să vă „vindeţi” mesajul în 30-45 de secunde. Imaginaţi-vă situaţia care urmează: Aţi fost însărcinat să prezentaţi o idee nouă şefului instituţiei pentru care lucraţi. Aceasta va fi o oportunitate extrem de importantă pentru dumneavoastră, dacă veţi reuşi să obţineţi aprobarea echipei de conducere. Când ajungeţi în anticamera biroului şefului, acesta tocmai iese în grabă cu haina într-o mână şi servieta în cealaltă şi vă spune grăbit: „... îmi pare rău, a intervenit ceva, trebuie să plec, fă-mi un rezumat în timp ce coborâm”. Imaginaţi-vă un astfel de scenariu. Aţi putea să vă „vindeţi” ideea în ascensor şi, în cazurile fericite, în continuare în timpul unei scurte plimbări către parcare? Desigur, este puţin probabil să se întâmple aşa, dar nu imposibil. Ce este foarte posibil, însă, s-ar putea să fiţi rugat, fără o atenţionare prealabilă, să scurtaţi prezentarea de la, să zicem, 20 de minute, la 10 minute (sau de la o oră la 30 de minute); aţi putea să faceţi asta? Într-adevăr, s-ar putea să nu fiţi niciodată pus în această situaţie, dar exersând variantele posibile pe care le-aţi utiliza în astfel de situaţii vă forţează să scoateţi în evidenţă mesajul şi să obţineţi un conţinut clar pentru prezentare.
          Autorul lucrării „Pot să te văd dezbrăcat” („I can see you naked”), Ron Hoff, ne reaminteşte că prezentările ar trebui să fie în stare să treacă testul lui David Belasco încă din timpul planificării lor. David Belasco a fost un producător care a insistat ca ideea de bază a fiecărei piese de teatru pe care o producea să poată fi scrisă ca o propoziţie simplă pe spatele unei cărţi de vizită. Încercaţi. Puteţi cristaliza esenţa conţinutului prezentării dumneavoastră şi să o notaţi pe spatele unei cărţi de vizită? Dacă această sarcină este imposibilă pentru dumneavoastră, atunci s-ar putea să doriţi să regândiţi întreaga prezentare şi să vă stabiliţi clar mesajul în minte. Acest lucru trebuie întotdeauna făcut înainte de a deschide PowerPoint-ul (sau Keynote, sau Impress).

               9. Arta de a povesti
          Prezentările bune includ şi povestiri. Cei mai buni prezentatori îşi ilustrează discursul cu povestiri, cel mai adesea personale. Cel mai simplu mod de a explica idei complicate este cu ajutorul exemplelor sau spunând o povestire care întăreşte acel punct de vedere. Povestirile sunt uşor de reţinut pentru cei din audienţă. Dacă doriţi ca ascultătorii să reţină conţinutul discursului dumneavoastră, atunci găsiţi o modalitate să-l faceţi relevant şi memorabil pentru ei. Ar trebui să găsiţi exemple sau povestioare potrivite, scurte şi interesante pentru a vă susţine punctele cheie ale discursului. În plus, este folositor să vă gândiţi la cele 30 de minute ale prezentării dumneavoastră ca la o oportunitate de a „spune o poveste”. Poveştile bune au începuturi interesante şi clare, conţinuturi atrăgătoare şi o concluzie clară şi logică. Am văzut prezentări destul de bune (dar nu foarte bune, totuşi) care aveau un mod de transmitere şi o grafică mediocre, dar erau destul de eficiente pentru că vorbitorul folosea povestiri relevante într-un mod clar şi concis, pentru a-şi susţine punctul de vedere. O avalanşă de cuvinte şi idei fără suport practic nu este suficientă; audienţa are nevoie să audă (şi să vadă) ideile dumneavoastră ilustrate.

               10. Încrederea în sine – cum să o dobândiţi
          Cu cât cunoaşteţi mai bine materialul pe care trebuie să-l prezentaţi, cu atât veţi fi mai puţin emoţionat. Dacă aţi acordat timpul necesar construirii firului logic al prezentării, aţi realizat într-un mod adecvat şi profesionist materialele care să vă susţină punctul de vedere, atunci chiar nu aveţi prea multe lucruri care să vă facă să fiţi emoţionat. Şi dacă aţi mers şi mai departe şi chiar aţi repetat de mai multe ori cu un computer şi un proiector (presupunând că folosiţi un software de prezentare), emoţia se va topi pe nesimţite. Ne temem de ceea ce nu cunoaştem. Dacă am ajuns să cunoaştem bine materialul şi repetăm firul logic, ştim ce slide urmează şi am anticipat posibilele întrebări, atunci am eliminat deja în mare parte (dar nu în totalitate) necunoscutul. Când elimini necunoscutul şi reduci frica şi emotivitatea, atunci încrederea în sine va lua locul, în mod natural, anxietăţii.
 

BORULEA NICOLAE SORIN - Instructor de etică, relaţii publice, comunicare şi Shengen
 

Bibliografie:
          - Edward R. Tufte – The Cognitive style of PowerPoint;
          - Cliff Atkinson – Beyond Bullet Points;
          - Garr Reynolds – Presentation Zen;
          - Ron Hoff – I can see you naked.